Geçenlerde Gezerken rastladigim bir makale
Detayları burada...
Toplanmak, toplantı yapmak iş dünyasının vazgeçilmez unsurlarının başında geliyor. Neden toplantı yapıyoruz diye sorduğumda heman aklıma; projeleri konuşmak için, değerlendirme yapmak için, çalışanların gazını almak için, çalışanları motive etmek için, çalışanlara gözdağı vermek için gibi bir sürü neden geliyor.
Sonuç odaklı olmadığı sürece, toplantılar iş dünyasanın en büyük zaman ve algı kayıplarıdır. Bir de yaşadığınız toplumun kültürel altyapısı, sohbet, muhabbet odaklı ise toplantıda geyiğin tadından yenmez. Toplantı süreci, sonuç odaklı toplantılardan, geyik odaklı toplantılara evrilir.
Toplantıya katılmak önemli bir statü sembolüdür. Toplantı insanları, “toplantım var”, “hayvan gibi yoğunum olm”, “sabahtan beri yerime oturamadım ki, bir fırsatını bulup arayacağım” gibi sitemlerde bulunurken içten içe tatlı bir haz duyarlar. Beyinlerinin içerisinden, “olm sen harbiden yoğun ve önemli bir adamsın, sürekli toplantı halindesin, insanlar senden toplantı alabilmek için uğraşıyorlar, hakimsin kardeşim” nidaları yükselmektedir.
Toplantı insanları, toplantılara belli donanımları olmadan çıkmazlar. Toplantı insanlarının günlük aksesuarlarına baktığımızda;
Moleskine kara kaplı defter, özellikle kara kaplı olması gerekir. Başka renkler “business” değildir, karizmayı düşürür. Defterin sayfaları çizgisiz olmalıdır. Çizgili defter kullanmak, “adam yönetici olmuş hala çizgisiz cetvelsiz doğru düzgün yazamıyor” imajı verebileceğinden genellikle tercih çizgisizden yana olur. Toplantı başlangıcında deftere tarih, toplantı adı ve katılımcıları yazmak profesyonelliği ifade eder.
Mont Blanc veya Cross kalem, toplantı esnasında masaya koyulur sadece çok önemli birkaç satır yazılır. Böylece insanlar, sizin ne kadar zeki olduğunuzu, herşeyi anladığınızı ve özet olarak bir iki cümle yazdığınızı düşünür. Toplantı katılımcılarından kalemi farketmeyenler için kalemin mürekkebine bakılır, açılır içi çıkarılır vs. böylece herkes kalemi tüm özellikleri ile gözlemleyebilmiş olur.
Mont Blanc, Porche, Beymen veya Vakko kartvizitlik, cepten doğrudan kartvizit çıkarmak hiç “business” değildir. Hatta bazı kesimlerde geri kalmışlık olarak adledildiğine dair rivayetler muteliftir. Kartvizit, özenle seçilmiş kartvizitlikten nazikçe çıkarılır, istense de istenmese de her karşılaşılan kişiye verilir. Burada, “ulan ben de bu pozisyonda bu şirket de çalışıyorum, boru değil beni buna göre konumlandır” mesajı verildiğine şahit olunmuştur.
Toplantı masasına dirsekleri koyunca, ceketin arasından itina ile çıkan gömlek kollarında büyük bir ihtişam ile ben buradayım diyen kol düğmeleri, kol düğmesi gerçekten çok “business” bir araçtır. Eğer kol düğmesi takıyorsanız “işinize özen gösteriyorsunuz, yönetici iseniz bu pozisyonu hakediyorsunuz değilseniz kesin yönetici olacaksınız” imajını verir. Kol düğmelerinin fark edilmesi için dirsekler özenle masaya koyulur, ceket sıvanır ve kol düğmeleri katılımcıların gözüne sokulur.
Blackberry ve iphone, özellikle Blackberry çok “business” bir aksesuardır. Bu aksesuarlar toplantı masasının altında etkin kullanılmaları ile ünlüdür. Eğer üst düzey yönetici iseniz toplantı masasının üzerinde de çatır çatır bu cihazlarla oynaşabilirsiniz. Genellikle sıkıcı toplantıların vazgeçilmez can simitleridir. Maillere bakılır, cevaplar yazılır, Facebook‘ta adam pokelenir, Twitter‘a @surada, bilmem ne toplantısındayım yazılır, Friendfeed’te like yapılır, çaktırmadan foto çekilip Flickr‘a upload edilir. Görüldüğü gibi bu araçlar, sıkıcı geçen bir toplantıyı Alice’in harikalar dünyasına dönüştürebilir.
Toplantı süreci, “baba bu konu ile ilgili toplanmamız lazım” diyalogundan sonra toplantı davetiyeleri “Meeting Request” gönderilmesi ile başlar. “Meeting request” göndermek, “meeting reuest” gelince “accept” etmek, hatta artislik yapıp “Tentative” demek veya “meeting request”i “forward” etmek toplantı insanlarının çok hoşlaştığı haraketlerdir.
Toplantıya saatinde gitmek yine hiç “business” değildir. Toplantıya ortalama 10-15 dk geç katılınmalıdır. Girer girmez “daha önce x toplantısındaydım şimdi bitti ancak gelebildim” deyip özür dilenir. Burada “ulan bu adamda ne yoğun sürekli toplantıda çok önemli bir adam, yönetim de önemsiyor” imajı verilir.
Toplantı gündemi daha önceden gönderilmiş olmasına rağmen, “naber abi nasıl gidiyor, şunu ne yaptınız?” diyalogları toplantı süresinin %28′ni oluşturmaktadır.
Toplantı gündeminin üzerinden bir iki madde ilerledikten sonra herkesin kendi bilinçaltındaki gündem su yüzüne çıkmaya başlar ve herkes toplantıyı kendi bilinçaltındaki gündeme göre yönlendirmek ister.Toplantıyı yöneten kişi baskın karakterde ise buna izin vermez, toplantı süresinin%71′inde kendisi konuşur. Toplantıyı yöneten kişi eğer pasif karakterde ise herkes kendi gündemini konuşur, toplantı uzar,uzar uzar… Herhangi bir sonuç çıkmaz.
Toplantıda herhangi bir katılımcı herhangi bir konu hakkında yaptıklarını anlatırken, O katılımcıya laf sokmak çok “business” ve “zeki” havası verir. Katılımcı, laf sokanın seviyesine inmeyip cevap vermeyince “ezik” olarak adledilir.
Toplantı platformlarında etkin performansta dalaşabilmek için katılımcılar toplantı öncesi birbirleri hakkında anlamlı argümanlar oluştururlar, deliller toplarlar. Delil bazlı, rakam bazlı, rapor bazlı laf sokmak sizi amudi olarak yükseltir.
Toplantı esnasında içecekler sorulduğunda kahve içmek (mümkünse filtre kahve veya expresso ) içme çok “business” durur. Toplantı esnasında ortaya konulmuş olan yiyeceklere sürekli dalmak imajı zedeleyebilir. Bunun yerine tabağa hiç dokunmadan “ben böyle şeyleri önemsemem, 3-5 cookie insanı değilim, sağlıklı beslenirim, nefsime hakimim” imajı verilir.
Toplantı notunu kimin tutacağı önemli bir husustur. Konuyu herkes birine delege etmeye çalışır. Ancak başkan konuyu birine delege ettiğinde, ilgili kişi küfür ede ede toplantı notunu tutar ve herkese gönderir. Gönderilen toplantı notlarını okumamak çok “business” ve “cool” bir davranıştır. Nasılsa ilgili arkadaşlar bu toplantı notunu bu kişilere bir şekilde anlatacaklardır?
Toplantı sürecinde usulen herkesin görüşünü sormak çok “profesyonel” bir davranıştır. Ama daha profesyoneli tüm bu görüşleri aldıktan sonra yine kendi görüşünü yaptırmaktır.
Ülkemiz, bir toplantı ülkesi olduğundan iş dünyamızda toplantı odaklı bir iş dünyasıdır. Bizdeki toplantılar genelllikle muhabbet odaklı toplantılardır. Osmanlı’dan günümüze loncalarda, kıraathanelerde, toplanmaya, sohbet etmeye alışkın olan kültürel mirasımız bu alışkanlığını geçmişteki araçların post modern haliyle iş dünyasında toplantı masalarında devam ettiriyor. Bize de aksesuarlarımızı yüklenip toplantıdan toplantıya koşmak kalıyor.
Herkese iyi toplantılar…
