Toplantı İnsanları

Geçenlerde Gezerken rastladigim bir makale
Detayları burada...


Toplanmak, toplantı yapmak iş dünyasının vazgeçilmez unsurlarının başında geliyor. Neden toplantı yapıyoruz diye sorduğumda heman aklıma; projeleri konuşmak için, değerlendirme yapmak için, çalışanların gazını almak için, çalışanları motive etmek için, çalışanlara gözdağı vermek için gibi bir sürü neden geliyor.

Sonuç odaklı olmadığı sürece, toplantılar iş dünyasanın en büyük zaman ve algı kayıplarıdır. Bir de yaşadığınız toplumun kültürel altyapısı, sohbet, muhabbet odaklı ise toplantıda geyiğin tadından yenmez. Toplantı süreci, sonuç odaklı toplantılardan, geyik odaklı toplantılara evrilir.

Toplantıya katılmak önemli bir statü sembolüdür. Toplantı insanları, “toplantım var”, “hayvan gibi yoğunum olm”, “sabahtan beri yerime oturamadım ki, bir fırsatını bulup arayacağım” gibi sitemlerde bulunurken içten içe tatlı bir haz duyarlar. Beyinlerinin içerisinden, “olm sen harbiden yoğun ve önemli bir adamsın, sürekli toplantı halindesin, insanlar senden toplantı alabilmek için uğraşıyorlar, hakimsin kardeşim” nidaları yükselmektedir.

Toplantı insanları, toplantılara belli donanımları olmadan çıkmazlar. Toplantı insanlarının günlük aksesuarlarına baktığımızda;

Moleskine kara kaplı defter, özellikle kara kaplı olması gerekir. Başka renkler “business” değildir, karizmayı düşürür. Defterin sayfaları çizgisiz olmalıdır. Çizgili defter kullanmak, “adam yönetici olmuş hala çizgisiz cetvelsiz doğru düzgün yazamıyor” imajı verebileceğinden genellikle tercih çizgisizden yana olur. Toplantı başlangıcında deftere tarih, toplantı adı ve katılımcıları yazmak profesyonelliği ifade eder.

Mont Blanc veya Cross kalem, toplantı esnasında masaya koyulur sadece çok önemli birkaç satır yazılır. Böylece insanlar, sizin ne kadar zeki olduğunuzu, herşeyi anladığınızı ve özet olarak bir iki cümle yazdığınızı düşünür. Toplantı katılımcılarından kalemi farketmeyenler için kalemin mürekkebine bakılır, açılır içi çıkarılır vs. böylece herkes kalemi tüm özellikleri ile gözlemleyebilmiş olur.

Mont Blanc, Porche, Beymen veya Vakko kartvizitlik, cepten doğrudan kartvizit çıkarmak hiç “business” değildir. Hatta bazı kesimlerde geri kalmışlık olarak adledildiğine dair rivayetler muteliftir. Kartvizit, özenle seçilmiş kartvizitlikten nazikçe çıkarılır, istense de istenmese de her karşılaşılan kişiye verilir. Burada, “ulan ben de bu pozisyonda bu şirket de çalışıyorum, boru değil beni buna göre konumlandır” mesajı verildiğine şahit olunmuştur.

Toplantı masasına dirsekleri koyunca, ceketin arasından itina ile çıkan gömlek kollarında büyük bir ihtişam ile ben buradayım diyen kol düğmeleri, kol düğmesi gerçekten çok “business” bir araçtır. Eğer kol düğmesi takıyorsanız “işinize özen gösteriyorsunuz, yönetici iseniz bu pozisyonu hakediyorsunuz değilseniz kesin yönetici olacaksınız” imajını verir. Kol düğmelerinin fark edilmesi için dirsekler özenle masaya koyulur, ceket sıvanır ve kol düğmeleri katılımcıların gözüne sokulur.

Blackberry ve iphone, özellikle Blackberry çok “business” bir aksesuardır. Bu aksesuarlar toplantı masasının altında etkin kullanılmaları ile ünlüdür. Eğer üst düzey yönetici iseniz toplantı masasının üzerinde de çatır çatır bu cihazlarla oynaşabilirsiniz. Genellikle sıkıcı toplantıların vazgeçilmez can simitleridir. Maillere bakılır, cevaplar yazılır, Facebook‘ta adam pokelenir, Twitter‘a @surada, bilmem ne toplantısındayım yazılır, Friendfeed’te like yapılır, çaktırmadan foto çekilip Flickr‘a upload edilir. Görüldüğü gibi bu araçlar, sıkıcı geçen bir toplantıyı Alice’in harikalar dünyasına dönüştürebilir.



Toplantı süreci, “baba bu konu ile ilgili toplanmamız lazım” diyalogundan sonra toplantı davetiyeleri “Meeting Request” gönderilmesi ile başlar. “Meeting request” göndermek, “meeting reuest” gelince “accept” etmek, hatta artislik yapıp “Tentative” demek veya “meeting request”i “forward” etmek toplantı insanlarının çok hoşlaştığı haraketlerdir.

Toplantıya saatinde gitmek yine hiç “business” değildir. Toplantıya ortalama 10-15 dk geç katılınmalıdır. Girer girmez “daha önce x toplantısındaydım şimdi bitti ancak gelebildim” deyip özür dilenir. Burada “ulan bu adamda ne yoğun sürekli toplantıda çok önemli bir adam, yönetim de önemsiyor” imajı verilir.

Toplantı gündemi daha önceden gönderilmiş olmasına rağmen, “naber abi nasıl gidiyor, şunu ne yaptınız?” diyalogları toplantı süresinin %28′ni oluşturmaktadır.

Toplantı gündeminin üzerinden bir iki madde ilerledikten sonra herkesin kendi bilinçaltındaki gündem su yüzüne çıkmaya başlar ve herkes toplantıyı kendi bilinçaltındaki gündeme göre yönlendirmek ister.Toplantıyı yöneten kişi baskın karakterde ise buna izin vermez, toplantı süresinin%71′inde kendisi konuşur. Toplantıyı yöneten kişi eğer pasif karakterde ise herkes kendi gündemini konuşur, toplantı uzar,uzar uzar… Herhangi bir sonuç çıkmaz.

Toplantıda herhangi bir katılımcı herhangi bir konu hakkında yaptıklarını anlatırken, O katılımcıya laf sokmak çok “business” ve “zeki” havası verir. Katılımcı, laf sokanın seviyesine inmeyip cevap vermeyince “ezik” olarak adledilir.

Toplantı platformlarında etkin performansta dalaşabilmek için katılımcılar toplantı öncesi birbirleri hakkında anlamlı argümanlar oluştururlar, deliller toplarlar. Delil bazlı, rakam bazlı, rapor bazlı laf sokmak sizi amudi olarak yükseltir.

Toplantı esnasında içecekler sorulduğunda kahve içmek (mümkünse filtre kahve veya expresso ) içme çok “business” durur. Toplantı esnasında ortaya konulmuş olan yiyeceklere sürekli dalmak imajı zedeleyebilir. Bunun yerine tabağa hiç dokunmadan “ben böyle şeyleri önemsemem, 3-5 cookie insanı değilim, sağlıklı beslenirim, nefsime hakimim” imajı verilir.

Toplantı notunu kimin tutacağı önemli bir husustur. Konuyu herkes birine delege etmeye çalışır. Ancak başkan konuyu birine delege ettiğinde, ilgili kişi küfür ede ede toplantı notunu tutar ve herkese gönderir. Gönderilen toplantı notlarını okumamak çok “business” ve “cool” bir davranıştır. Nasılsa ilgili arkadaşlar bu toplantı notunu bu kişilere bir şekilde anlatacaklardır?

Toplantı sürecinde usulen herkesin görüşünü sormak çok “profesyonel” bir davranıştır. Ama daha profesyoneli tüm bu görüşleri aldıktan sonra yine kendi görüşünü yaptırmaktır.

Ülkemiz, bir toplantı ülkesi olduğundan iş dünyamızda toplantı odaklı bir iş dünyasıdır. Bizdeki toplantılar genelllikle muhabbet odaklı toplantılardır. Osmanlı’dan günümüze loncalarda, kıraathanelerde, toplanmaya, sohbet etmeye alışkın olan kültürel mirasımız bu alışkanlığını geçmişteki araçların post modern haliyle iş dünyasında toplantı masalarında devam ettiriyor. Bize de aksesuarlarımızı yüklenip toplantıdan toplantıya koşmak kalıyor.

Herkese iyi toplantılar…

Microsoft'ta telefon devrimi

Microsoft Türkiye, telefonla klasik iletişimi ortadan kaldırdı. Onun yerine telefonu, faksı ve e-mail'i birleştiren birleşik iletişim (comunicator) sistemine geçti.

Konu ile ilgili açıklamalarda bulunan Microsoft Türkiye Genel Müdürü Çağlayan Arkan, şu bilgileri verdi.

“Eskiden ofis telefonumuz, ev telefonumuz, mobil telefonumuz, faksımız ayrı ayrıydı. Bir de bu iletişim kanallarına kurumsal e-mail adreslerimiz, özel alanda da facebook, hotmail, yahoo gibi yeni adresler eklendi. Şirket olarak vizyonumuz tüm bu kanalları birleştirmek ve tek bir noktada toplamak. İster sabit ister mobil telefondan arayın, ister faks çekin ya da e-mail atın kişiye tek bir kanaldan hemen ulaşmak. Kurumsal anlamda biz bunu başardık. Beni ofisten arayın, Çin’de de olsam, seyahat halinde de olsam telefon bilgisayarımda çalacaktır. Faks da çekseniz, mail de atsanız comunicator sisteminde bu mesajlar bilgisayarıma hemen yansıyacaktır. Bu sistemle kişiler istemeleri halinde her durumda ve her yerde ulaşılabilir olabilecektir. Bizim telefonumuz artık bu bilgisayar. Hem de ücretsiz ve güvenli konuşma fırsatı yaratıyor. Bir örnek vermek gerekirse, ben son işe aldığım genel müdür yardımcısı arkadaşımızı bu sistemle konuşarak, hiç yüz yüze gelmeden işe aldım. Bu sistemle dünyadaki tüm Microsoft çalışanlarıyla konuşabiliyoruz.”

“İLETİŞİM VE SEYAHATTEN 220 MİLYON DOLAR TASARRUF SAĞLADIK”

Arkan, Microsoft Türkiye’nin dünya çapında örnek gösterilecek bir yönetim merkezine 6 ay önce taşındığını, binanın sahip olduğu teknolojik altyapının verimlilik artışı yanı sıra iletişimde de yüksek tasarruf şansı yarattığını belirterek “Bu sistemden sonra iletişim masraflarımız ve seyahat giderlerimiz altı ayda yüzde 50 düştü. Microsoft’un dünya genelinde bu sistemleri kullanarak sağladığı tasarruf ise 220 milyon dolara ulaştı. Bu tasarrufun 90 milyon doları telefon haberleşmesinden, 90 milyon doları seyahat harcamalarından ve 40 milyon doları da zaman tasarrufunun sağladığı verimlilikten geliyor. Her şirket bu modele dönerse iletişim ve seyahat harcamalarında çok ciddi bir tasarruf sağlanacaktır. Krizde fırsat işte bu. Yapacağınız yatırım bu. Bir banka müşterimizin yaptığı araştırmaya göre bu sistemin geriye dönüş oranı yüzde 500. Yani yapılan yatırım, maliyet yönetiminde beş kat bir fayda sağlıyor” diye konuştu.

BİR YIL NASIL GEÇTİ?

Microsoft’un mali yılının 30 Haziran’da sona ereceğini hatırlatan Arkan, geçen bir yıllık dönemi şu sözlerle değerlendirdi:

“Biz bu ay sonuyla mali yılımızı bitiriyoruz. Geçen bir yılda kurumsal müşteriler cephesinde büyümeye devam ettik. Farklı alt segmentlerde değişen oranlarda, yüzde 10-50 arasında büyüdük. Küçük işletmelerde büyüme oranı geçen yıl ile aynı kaldı. PC pazarında ise Türkiye’de geçen yıl toplam 3.6 milyon PC satıldı, bu yıl bu rakamın yüzde 25 düşüşle 2.6 milyon adete düşeceği hesaplanıyor.

Sektörün hedef tahmini bu yıl için 4.3 milyon PC’nin satılacağı yönündeydi. Microsoft’un PC pazarındaki işleri de, doğal olarak pazardaki küçülme oranında oldu. Küçülen pazarda rakamları büyütmek, ciroları arttırmak kolay değil. Fakat biz böyle dönemlerde firmalara pazar payına yoğunlaşmalarını ve rekabetle yeni pazar payı almaya odaklanmalarını tavsiye ediyoruz. O yüzden biz de Microsoft olarak küçülen pazardan pazar payımızı büyüterek çıktık. Önemsediğimiz, stratejik ve kritik alanlarda pazar payı olarak tamamen başarılı bir yıl geçirdik”

Microsoft MY Phone

My Phone, cep telefonunuzla web arasında bilgileri eşitleyerek aşağıdakileri yapmanızı sağlar:

* Telefonunuzdaki bilgileri parola korumalı bir web sitesine yedekleme ve siteden geri yükleme
* Web hesabınızdan kişilerinize ve randevularınıza erişme ve bunları güncelleştirme
* Telefonunuzdaki fotoğrafları ailenizle ve arkadaşlarınızla paylaşma

Denemek için Tıklayin...